Modèle de CV ATS — Assistant Administratif (France)

Maîtrise de Microsoft 365 pour produire des documents conformes et rapides : Word (mise en page, modèles, publipostage) et Outlook (gestion des événements, convocations, rappels). En parallèle, Excel est utilisé pour consolider et contrôler les informations (tableaux croisés dynamiques, RECHERCHEV ou INDEX-EQUIV, mise en forme conditionnelle). Cette combinaison vous permet de passer de la saisie brute à un reporting exploitable. Pour renforcer votre crédibilité, indiquez votre usage réel d’outils comme PowerPoint pour les supports de réunion ou des checklists de suivi.

Connaissances des outils de gestion selon l’environnement : ERP (Sage, SAP ou équivalent interne) pour la facturation et le suivi, et parfois CRM (ex. Salesforce) pour tracer des demandes. Le CV doit refléter une logique de traitement : contrôle de cohérence des données, mise à jour des statuts, et préparation de synthèses. Ajoutez au moins un indicateur concret, par exemple “contrôle de 300+ lignes de facturation/mois” ou “suivi de 50+ dossiers jusqu’à clôture”. Les recruteurs lisent ces signaux comme une preuve de fiabilité et de maîtrise.

Remplacez les descriptions génériques par des phrases orientées impact. Exemple : au lieu de “gestion d’agenda”, écrivez “coordination de 12 réunions/mois pour une équipe de 2 responsables, avec suivi des contraintes et confirmations Outlook, réduction des oublis grâce à un process de check”. Ajoutez un élément vérifiable sur vos livrables : comptes rendus, planning mis à jour, courriers standardisés avec modèles Word, et tableaux de suivi Excel. L’ATS valorise aussi la présence d’outils (Outlook, Word, Excel) au même niveau que les responsabilités.

Pour la partie facturation et suivi administratif, décrivez votre méthode de contrôle. Vous pouvez indiquer “traitement et rapprochement de factures dans Sage/SAP/ERP, vérification des montants et références, puis préparation du reporting mensuel via Excel (TCD)”. Si vous gérez les relances, précisez le rythme et le canal : relances email, appels ou courriers, et taux d’actions menées (ex. “taux de relance réalisée : 95% avant échéance”). Ce niveau de détail prouve la rigueur et la capacité à tenir des délais, deux critères majeurs du rôle.

Valorisez votre gestion documentaire comme un avantage opérationnel. Par exemple : “mise en place d’un classement traçable (nomenclature, dossiers par projet), archivage conformément à la procédure interne, et sécurisation des pièces (PDF nommés et versionnés)”. Mentionnez explicitement l’outil si pertinent (SharePoint, Google Drive ou GED interne) et reliez-le à un KPI, par exemple “réduction du temps de recherche de documents de 30%” ou “zéro perte de pièce sur un cycle de 3 mois”. Cette approche montre que vous sécurisez l’information et que vous limitez les risques.

Côté accueil et support (téléphone / email), formulez votre contribution à la continuité de service. Exemple : “accueil téléphonique, qualification des demandes, orientation vers les interlocuteurs et mise à jour d’un tableau de suivi sous Excel”. Ajoutez une dimension qualité : respect des scripts, reformulation, et traitement dans les délais (SLA). Si vous intervenez sur la rédaction, précisez le type de documents : courriers administratifs, emails structurés, comptes rendus. Un CV qui combine communication et contrôle (mise en forme, orthographe, cohérence) répond précisément aux attentes des recruteurs.